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重庆海事局财务云平台在内控方面的应用

更新时间:2016-07-05

近年来,云平台逐渐以高效率低成本的特点受到企业的青睐。重庆海事局研发启用了以财务集中核算为核心的财务云平台(以下简称云平台),并以《行政事业单位内部控制规范(试行)》为指导,开发了预算管理、收支管理、采购管理等多种业务的子系统,初步实现了内部控制信息化,实现了内部控制流程与财务云平台的结合,为实现单位内部控制目标、降低资金风险、提升管理效率和效果提供了有效的保证。

[63]《工农党征求民意大会上一致通过三项重要决议决支持该党国会提案》,(缅)《人民报》1951年2月27日。

重庆海事局为交通运输部下设的行政执法机关,主要职责为重庆段水上安全监督管理、防止船舶污染水域和水上人命救助。2012年重庆海事局成立了内部控制工作小组,在分析主要业务流程各环节风险点的基础上,制定了详细的业务流程内部控制方案,并将主要的控制流程嵌入到财务云平台中,实现了相关流程和内部管理的自动约束。财务云平台由预算管理、收支管理、采购管理、项目建设管理、资产管理及合同管理六大业务模块构成。

一、预算管理控制

重庆海事局的资金全部来源于财政拨款,资金总量的不断增长给海事局的财务管理带来了挑战。预算管理包括预算编制、审批、执行及决算与绩效评价四个环节。传统的预算按照上下结合、分级编制的程序进行。但重庆海事局机构设置较为分散,人工信息传递的延时性以及手工编制的方式增加了资金的风险,很容易加大预算建议数与执行数之间的差额,增加预算各个环节的风险。

重庆海事局财务云平台将预算管理的责任逐级落实到了具体的部门和岗位,加强了预算编制、审批、分解等流程的控制。财务云平台将预算管理分成了“预算收入”和“预算支出”两部分,每部分都实现了一上编制、二上编制、预算分解、调整申请、预算查询、项目分析等功能。基层海事单位和机关各部门按照年度、部门、项目、科目等详细属性编制“一上”“二上”预算建议,提交给财务会计处审核汇总并逐级报送,每年年初将预算控制数分解落实到内部各部门和责任领导。该环节使预算编制更精细化,每个项目编制都能找到对应的责任人。进入预算执行环节,通过在收支模块中取数,财务云平台能对预算执行的具体情况进行数据对比分析,生成各类预算分析报表,对于与预算数偏差较大的执行数,云平台能自动识别风险并及时将数据反馈给财务人员,为信息使用者做决策留出适当判断的空间,此外云平台还能对预算执行的进度进行实时预警,加强了预算管理流程的内部控制,能有效防范资金活动的风险。

二、收支管理控制

为了减少采购管理中的风险,财务云平台对采购预算编审、采购事前审批、采购合同审核以及资金结算等主要控制环节进行全程控制。对于采购业务环节涉及到的不同权限的部门可以通过财务云平台上及时了解采购预算和计划,由采购部门提出事前申请,各个部门根据其职能和财务云平台设置的相应权限对采购业务事项涉及的采购方式、供应商选择和价格复核、合同文本、合法合规性、科学性、付款条款及违约责任等进行严格审核控制,任何一个环节审核未通过,均无法完成此项采购业务,实现了采购业务的事前审核控制。财务云平台采用表单数据采集方式,管理和使用部门可以随时从数据库中提取供应商、采购内容、合同金额、合同时间等采购过程数据,以实现对采购业务的全程透明控制。

在电子发票广泛使用的环境下,财务云平台的应用实现了票据的信息化管理。基层海事单位的员工通过扫描等方式将影像类型原始凭证上传保存到财务云平台,并录入相应的票据编码,在保证票据真实性的同时也能防止出现使用票据重复报销套现的情况。由于各个模块之间的数据相互关联,从收费员到单位财务部门只需一次录入,实现了收支数据的高度一致。其后各环节可根据不同需求进行数据分类汇总、提交并生成各类单据,为各层级的管理者提供实时的收支数据与分析。针对报销周期长的问题,财务云平台的电子签名技术则能有效解决:职工通过移动终端登录云平台,就能完成报销申请与业务签批,不仅节省了工作时间也能有效防范资金多报的风险。

考虑到传统的手工管理模式已经无法满足建设项目内部控制的需要,财务云平台将建设项目项目收入、建设项目项目支出、前期费用、债权债务管理、合同管理以及在建资产管理等均纳入内部控制流程中,每个项目均可独立查询并设置项目负责人。在员工权限设置环节,财务云平台将岗位隔离,不同职位的员工只能查看相应的板块;在建设项目审批过程中,通过签报管理、合同审批、合同复核等功能的设置实现了逐级审批。财务云平台通过收支数据的同步上传实现网络报销数据的自动传递,建设项目资金使用情况、工程变更、工程进度等数据均能同步到云平台数据处理中心。云平台中项目建设管理既按工程概算控制,又按财务预算科目控制,能够同时满足建设项目部门和财务部门进度执行的需要。

三、采购管理控制

调压井土方开挖采用自上而下开挖,开挖前先进行超前管棚施工。先采用反循环型钻机沿开挖边线外1.0 m一周布置钻孔,孔深38.4 m,孔间距50 cm,钻孔过程中采用红黏土进行固壁,防止蹋孔。钻孔完成后及时打超前管棚,超前管棚采用单根长3 m,直径Φ78 mm的无缝钢管,钢管上梅花型布置间距10 cm的注浆孔,逐根焊接后打入钻孔内,超前管棚深入长度控制在调压井下部隧洞的顶高程以上,地面以上外露30 cm用作注浆。超前管棚施工完成后进行管棚注浆,以提高周边开挖土质的密实性和稳定性。注浆设备采用SYB60/5型注浆泵,注浆压力控制在0.1~0.3 MPa。

重庆海事局的收入业务主要是非税收入、财政拨款收入和其他收入;支出业务则是日常公用支出和专项支出。重庆海事局所属13个海事处分布在不同区县,财务采取集中核算的方式。在未搭建云平台以前,大量的收支数据需要从各站点收费员到财务会计处多次、重复地计入台账报表,该环节很容易导致数据填报错误,影响财务信息的准确性,且对于报销的申请,由于地理位置分散使得报销不及时的情况时有出现。

重庆海事局的采购管理主要包括采购计划、采购执行、采购验收、采购支付、采购评价等环节。

四、建设项目管理控制

建设项目内部控制过程较为复杂,涉及到项目立项、项目招投标、工程施工等环节。为加强建设项目的管理,重庆海事局设立建设项目装备处专门负责施工图设计、招投标、合同谈判、工程及船舶建造实施管理、交工验收、竣工验收、交付使用等工作,但由于人员有限、建设项目管理分散、项目建设周期长以及项目涉及金额较大等原因,增加了建设项目内部控制管理的难度。

苏霍姆林斯基说过:“不了解儿童的心灵,就谈不上教学素质。”可见,要想促使学生良好道德品质的形成,必须首先对学生身心发展特点有精准把握。小学生天性好玩,对各种游戏有浓厚的兴趣,表现欲望强烈。学生的这一特点必须引起教师高度关注,结合所学内容组织趣味游戏,让学生在游戏中获得思想的成长,陶冶他们的道德情操。游戏是内化学生道德情感,培养学生良好个性品质的重要途径。借助趣味游戏开展教学活动已然被认可,但如何进行具体操作又是另外一个问题。

五、资产管理控制

重庆海事局下设机构众多,其资产的管理涉及到房屋、码头、通信设备、专用设备以及信息化软件等种类,加上资产的价值较大,资产分布较为分散(大量的船舶、安全监管设备等分布在长江流域),无形中给资产管理带来了风险。

提取同向(拉或压)各次加载的荷载极值点依次相连得到骨架曲线,如图8所示.模型的屈服位移和屈服荷载通过几何作图法得到.极限位移取承载力下降段85%极限承载力对应的位移值[5].5个模型的承载力和位移数据如表2所示.

为了有效防范风险,财务云平台对资产新增录入、附件资料审核、网络流程审批、资产卡片台账管理、二维码标签动态实时管理、电子资料档案管理、资产信息变更录入审核、资产调拨审批、资产报废处置等进行动态管理。合同信息录入时,系统会生成一个包含二维码的固定资产标签,并且将资产购置时的合同、发票等纸质资料进行电子档案归集管理,通过扫描二维码即可查询资产的详细信息,其中包括每项资产的归属部门及负责人。对于资产的变动,财务云平台能够通过在线审批实时反映资产的使用和管理信息。在资产处置时,各实物使用部门资产管理员通过选择资产状态及使用年限,收集汇总拟报废资产数据并将实物鉴定申请提交给实物管理部门,缩短了资产处置的周期。此外通过与其他业务模块的对接,资产管理实现数据可视化展示功能,减少了资产管理的风险,为信息使用者分析决策提供支持。

六、合同管理控制

重庆海事局基于合同管理的现状,将合同内控分解到合同订立、合同审批、合同履行及合同归档等各个环节中,并在财务云平台中实现了合同管理的内部控制信息化。在财务云平台中,不同的角色被设置了不同的权限,降低了人员操纵引发的风险。从合同订立开始,签约方的基本信息、合同原本、变更材料等所有文件会被录入到平台中;对于合同执行的进度,相关负责人会将全程详细记录合同文件、发票等凭证的流转过程保存在云平台中,形成电子文档。财务云平台能实现随时随地查询合同执行进度,还能实现对快到期的审批和支付事项预警功能,生成的图表及统计分析结果也为领导提供了决策依据。

程平,李雪燃,王静
《财务与会计》 2018年第3期
《财务与会计》2018年第3期文献

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