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“三管齐下”合力推进科技档案工作

更新时间:2016-07-05

参加今年省直事业单位档案工作会议,听到档案员们提到最多的是:单位领导不太重视档案工作,向机关各部门催缴档案困难比较大。由于争取领导重视缺方法,协调部门协作少抓手,不少档案员为此感到非常焦虑,工作压力也很大。如何积极争取单位领导重视关心档案工作,善于协调各部门自觉主动做好档案工作,提升档案部门的地位和影响,凝聚力量合力推进科技档案工作,是一个亟须解决的现实课题。笔者结合自身从事科技事业档案工作的实践,就争取领导重视、善于协调部门、提升服务能力“三管齐下”合力推进档案工作谈几点看法。

一、争取重视,营造档案工作的良好氛围

领导重视是搞好科技事业单位档案工作的根本。领导高度重视档案工作,部门(单位)的同志就会上行下效,重视并积极主动做好档案工作,就能为档案工作顺利开展创造有利条件,形成档案工作的良好氛围。

(一)积极争取领导重视和支持

领导是推进科技事业单位档案工作的“关键少数”,能否做好档案工作,在相当程度上取决于领导这个“关键少数”对于档案工作的认识和行动。档案人员可以通过利用档案提高工作成效的事例,让领导深入了解档案信息是发展现代科技事业的基础信息,档案工作水平在一定程度上综合反映了科技事业单位的发展轨迹和业绩,加强档案工作对领导层决策和各方面工作的提高都具有促进作用;通过及时汇报档案政策要求、订阅档案报刊和及时报送档案工作总结等方式,让领导更加深入了解档案工作,充分认识做好档案工作,就是维护单位的权益、保护单位的历史和形象,就是维护单位的业绩和各级领导的业绩;通过对档案工作者先进事迹的宣传,让领导理解档案工作者,更加关心和支持档案工作。领导的认识提高了,就会将档案工作摆上议事日程。这时,档案人员要抓住机遇,争取将档案工作纳入本单位规划和工作计划,列入工作考核检查的内容,统一部署、统一组织实施。如,我所就将档案工作纳入了科技管理的有关制度和工作环节,将文件材料的形成、积累、整理、归档纳入业务部门工作程序,将档案管理指标纳入各项工作和有关人员的考核体系,将档案管理现代化列入单位发展计划,配备信息化设备,开发或统一购置“数字档案室管理系统”,不断提升档案管理水平。

潜山市有许多自己的特色产品,茶类主要有天柱弦月,天柱剑亳,晴雪香茶,还有许多国家地理产品,如天柱山瓜蒌子,雪湖贡藕,舒席等等,政府鼓励农民从事相关农业产品种植,并在资金和政策上大力扶持种植户,目前已经有许多农民通过售卖当地特色旅游商品实现脱贫。

(二)领导带头履行档案工作职责

档案工作能否做好,关键是要依靠领导干部的引领带动作用,把档案法规制度的要求转化为具体的政策和行动。贯彻执行档案法律法规,关键要依靠领导干部带头贯彻执行。要争取把档案法律法规列入党委(党组)中心组学习内容,完善学法用法制度,强化档案法治意识。领导要带头遵守《档案法》,按照齐全完整的要求建好档案,按照确保安全的要求管好档案,按照资政为民的要求用好档案,从自身做起,带动机关单位干部职工上下一起努力。同时,领导应全面履行好对档案工作的领导职责,贯彻落实好中办国办《意见》和省“两办”《实施意见》要求,为档案工作发展提供人力、财力、物力等方面的保障,及时研究部署和协调解决档案工作中存在的问题,为档案事业发展提供良好的条件。

二、善于协调,构建齐抓共管的工作机制

部门合力是搞好科技事业单位档案工作的关键。档案工作是一项系统工程,涉及面广,需要强化“人人参与、人人有责”的共识,建立健全工作网络,争取每个部门、每名员工的支持参与,构建齐抓共管的工作机制。

在协调工作中,还要注重发挥档案法规制度的指引规范作用。总体来看,档案法制建设已经形成了由国家法律法规、行政规章以及部门法规组成的较为齐全配套的档案工作法规体系,如药监系统就有《中国食品药品检定研究院档案管理办法》和《浙江省食品药品监督管理局档案管理办法》等规范性文件。但一些机关干部的档案法治意识不够强,也是导致部门协调难的重要原因。因此,要通过多种方式切实加强档案普法宣传,如可将档案法律法规及其利用中的典型实例,某些部门积极配合做好归档,某些部门归档迟缓等信息放到单位网络平台上,让干部职工了解,增强档案法治意识。要强化责任追究,对不按规定做好归档、移交工作,档案丢失或发生档案安全事故等档案管理违法违纪行为的,严格按照《档案管理违法违纪行为处分规定》进行责任追究,不能出现“空档”。

(一)明确权责,在理顺关系上下功夫

优化服务是搞好科技事业单位档案工作的出发点和落脚点。有为才能有位,科技事业档案工作只有不断强化档案服务意识,提高服务能力,切实提高档案利用的水平和效益,才能为长远发展提供不竭动力。

图1 各职能部门与档案室的关系

(二)理清思路,在综合施策上下功夫

1.确立清晰的思路。要根据协调的内容,确立清晰的协调思路,研究协调中可能遇到的问题及对策。针对众多部门,注意承认差异,照顾个性,具体情况具体分析。例如针对仪器设备档案的收集归档,我院制定了档案管理规程,由办公室计量员与处室检验人员共同开箱验收,检验人员完成仪器设备的安装使用,配合仪器公司填写验收报告,计量员负责清点文件资料,收集齐全后移交档案室。在这一过程中做到了各司其职,职责分明,避免了互相推诿,资料遗失的情况出现。

近年来,长三角地区不断推进区域创新体系建设,促进区域间科技创新资源共享,深化区域创新合作,现已成为我国最具竞争力的区域之一。

协调之“善”还体现为对思路、情感、方式的准确拿捏综合施策的智慧。

3.采取正确的方式。协调工作首先要沉着冷静,对积极配合的,要多加鼓励、多加宣传;对于不积极配合的,也要保持冷静的心态,采取正确的方式,把握身份,动之以情,晓之以理,以情感人,以理服人,有理、有据、有节地进行工作,这在协调工作中是十分重要的。档案移交工作需要各部门配合,到达规定期限进行催缴,个别部门有时会拖拉,这就要讲究方式方法,既要坚持原则保证档案的齐全完整,又要理解、尊重处室档案管理员,尽量以理服人。

2.投入真挚的情感。在协调工作中,协调者的情感能对各部门或当事人产生直接的影响。因此,在整个协调过程中都要投入档案人真挚的感情,使协调对象能够感觉到你的真诚,从而与你相互理解、达成共识。曾经有一次单位内部审核需要调阅大量档案资料,我因为工作繁重有些急躁,当事人向我指出了这一点,我立刻意识到自身的负面情绪,向对方道歉并及时调整工作状态,彼此理解,在今后的工作中反而合作得更融洽。

本工程输水管线水头损失为13.28 m,地形扬程为55 m,管道出水口考虑2.0 m剩余水头,因此本工程水泵扬程为70.28 m。

(三)加强宣教,在依法治档上下功夫

先说张雨生杂文之重。话题深重,包括深厚与深广。他敢于直面现实,不回避敏感问题。立论稳重,不过甚其辞,不顾此失彼,却能一语中的。例如,有的“富二代”自称为“第二代企业家”,张雨生说:“刚从父辈手里接过企业管理权,就要称‘家’,实在太早了。能成为企业家的,将来肯定会有。被淘汰的,成为败家子的,也肯定不少。”如此立论,可谓客观真切精准。因为话题深重,立论稳重,他的杂文就显得厚重。

三、优化服务,提升档案利用水平和效益

协调就是调整矛盾,理顺关系,统一步调,使各部门在完成整体任务中恰到好处地发挥作用,保证系统整体力量的充分发挥。协调之“善”首先体现在对本单位档案工作问题的精准把握上。如我所当前工作主要存在三个方面的问题:一是本院所属职能部门多,工作对象如企业众多,办公部门要抓好诸多档案形成单位的档案收集整理和保管利用等工作,确实有困难;二是综合档案室对各部门档案材料的收集难以做到齐全完整,严重影响档案的统一保管和开发利用;三是档案部门“鞭长莫及”,业务指导很难全面顾及。针对此种情况,为做好档案部门与其他部门间的协调工作,顺利开展档案工作,本院认真厘清各职能部门与档案室的关系,使档案工作的权责更明确,为推进工作奠定基础。如图1所示。

3.4 医疗救治流程优化规则挖掘 结合本文构造出的住院烧伤患者医疗救治流程优化决策树,从根节点到叶节点就对应着一条合理规则,整棵树就对应着表达式规则,详述如下:(1)经过决策树流程优化,在 10 个病理属性中有 4 个属性对确定患者的救治方案起到关键作用,即烧伤程度、血生物化学、血压、脉搏;(2)当患者烧伤程度为轻度时,仅需通过考察血生物化学属性即可确定救治方案;(3)当患者烧伤程度为中度时,首先通过考察血生物化学属性,进而再通过考察血压或脉搏属性即可确定救治方案;(4)当患者烧伤程度为重度时直接采用治疗方案 F3。

(一)强化服务意识

树立“多设路标、不设路障,不是主角、胜似主角”的工作理念。要做好接待工作。对前来档案室查档、办事的服务对象要做到热情接待,文明用语,耐心解答,认真及时办理。如本院经常有全省各大药品生产企业,因为资料遗失等各种原因前来查找档案,很多品种尤其是中药因为年代久远,名称更迭,申报企业也多次合并、更名,查找难度很大。我们档案人员就要设身处地为企业着想,不厌其烦地逐份查找,尽一切努力为企业生产提供宝贵的历史依据。

(二)丰富服务内容

从档案工作本身属性看,档案是我们认识和改造客观世界的真实记录,是知识载体和知识产品,它为科技事业的发展提供基础数据和知识服务。在实际工作中,档案资源建设是基础,档案管理是手段,档案编研是重点,而档案利用才是目的。每年编辑一部年鉴或大事记是主动服务的一个良好成果,集公开性、资料性和工具性于一体的年鉴或大事记能为单位各方面工作提供参考。本院三十、四十、五十周年院庆均编纂院志,其间参考大量档案文献资料,征集老照片,请老同志回忆历史,为后人留下了一份珍贵的文化遗产。本院还每年举办各种食品药品安全展览,面向杭州市民提供各类诸如人参、冬虫夏草、铁皮石斛等珍贵中药材的鉴定服务,结合实际回馈社会。

(三)提升服务能力

根据事业发展的新形势和新要求,不断探索新方法、新途径、新举措,使档案服务于检验事业发展的进程中。档案工作者要加强学习,需要学的东西很多,不仅仅是档案的专业知识,还包括政治学、管理学、经济学、信息化技术等,这样才能更好地胜任工作。要采取现代化手段管理,切实加强单位局域网环境和办公自动化系统中电子文档的归档、保存、利用,提升服务能力。一线档案员要发扬“工匠精神”,积极争当岗位能手,争创共产党员示范岗、巾帼文明示范岗,比学赶超,努力成为档案名匠。

(四)推进精准服务

要开展需求调研,主动走进各处室,经常性地征求他们的意见,询问他们的需求。对正在进行的科研项目要做到着力关注、跟踪服务;对每一个食品或药品检验事项,根据常态化流程做好档案形成、积累等规范化服务。建立利用信息反馈机制。重视档案利用信息的反馈工作,建立利用信息反馈登记表,收集利用典型实例,及时对档案利用效果进行分析研究。要善于收集、分析档案利用意见,发现档案利用规律和特点,不断提高档案利用率。让全院职工享受到利用档案对各自工作的便利,更多运用档案解决问题,提高科研水平,使先进的知识和经验成为共同的财富。

参考文献:

[1] 李晓楠.浅谈档案管理中的服务意识[J.]现代交际,2015(12).

[2] 袁健康.档案工作者要有责任担当[N.]中国档案报,2017-5-9.

[3] 徐国.全员管理:员工的潜能革命[J].中国药店,2012(3).

[4] 杭州市档案局(馆).树新理念 创新业绩 谋新发展[J].杭州通讯(下半月),2008(12).

[5] 袁浩.追求“潜绩”也是一种担当[N.]陕西日报,2015-4-13.

《档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集》2017年第00期文献

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