法院档案是法院各项工作的原始记录和历史见证；基层法院档案工作是专业性强又直接影响审判工作能否正常运转的一项很基础、很重要的工作。当前，基层法院档案工作处于快速发展时期，同时，面临的矛盾和问题也不少。本文力求选取与减少行政成本相关的几个问题，如档案室涨库、购买服务和档案管理转型升级等问题进行探讨，希望得到专家指正。

一、关于档案室涨库的问题

档案库房是保管档案最基本的物质条件。据了解，杭州市城区法院库房面积多数在300到400平方米。而这些法院每年的收案都在1万件以上，这就意味着每年至少会产生1万卷档案，这还不包括文书等其他门类的档案。因此，多数法院库房只有3—5年的存放空间了，其他地方的情况也好不到哪里，即使如今比较充裕，五年、十年后也将面临涨库问题。

某矿井田东西走向长约8 km，南北宽约5 km，井田面积36.61 km2，可采煤层4层，煤层倾角5°～12°，煤层平均间距20～80 m，煤层埋深较深，平均480～550 m。根据煤层赋存、储量和地质条件，以两个水平开采井田内煤层，设计生产能力3 Mt/a。矿井设计的原则须要投资少，生产费用少，压煤少，不迁村庄。经过分析后，通过可行性较大的方案，斟酌选择方案，经技术经济综合比较分析后确定。

汤显祖笔下的女主人公，既不同于她之前的《孔雀东南飞》式的、《梁山伯与祝英台》式的和《西厢记》式的女性典型，也不同于她之后的《红楼梦》式的女性典型。刘兰芝和祝英台都是在封建势力压迫下殉身的悲剧性的人物；林黛玉虽竭力挣扎，终不免陷于悲剧结局；崔莺莺在唐人小说中也属悲剧性的，到王实甫手下经过改写，才成为濒于失败时幸得外力援助而免遭厄运的人物。只有汤显祖塑造的杜丽娘，能自觉地提出自己的理想，又努力贯彻这种理想，而使之成为现实，终于取得彻底的胜利。

造成涨库问题的一个重要原因恐怕是法律规定不太合理和操作困难。2014年1月，最高人民法院和国家档案局联合印发《人民法院诉讼档案管理办法》和《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》，这是自1984年印发《人民法院诉讼档案管理办法》等制度以来时隔30年的再次修改。但这两个办法对诉讼档案保管期限的划分、鉴定与销毁的规定还是期限过长和实际操作困难。该办法第二十一条规定：诉讼档案的保管期限分为永久和定期两种。定期分为60年和20年。凡具有长远查考利用价值的，划定为永久保管；凡在较长时间内具有查考利用价值的，划定为60年;凡在较短时间内具有查考利用价值的，划定为20年。该办法第二十五条规定：各级人民法院应当对保管期限届满的诉讼档案进行鉴定，准确地判定诉讼档案的存毁。这两个《办法》如何切实贯彻执行任重道远。以本法院为例，最早的档案是1950年的，从未销毁，至今有30万余卷（册）诉讼档案且年增长1万余卷，库房从1个增加到2个，按照案件的增长速度，不到3年又要增加库房。

笔者倾向于第三种办法。第一种办法是市级法院想做的，问题是诉讼档案增长太快，短期内建设容量充足、符合标准的档案馆（室）有一定难度，但于理而言“条保”也属正常。第二种办法按理是最靠谱的，一个行政区域内的档案馆应当是每个单位档案兜底的地方。问题是就算法律明文规定了公、检、法等司法系统档案要进当地档案馆，但地方档案馆由于没有按“大档案”理念来设计，至多收集一些文书档案。杭州城区大多没有单独建设档案馆（馆舍），在更新改造或新建时能否按“大档案”理念来建设，这话很难说，至少要由当地政府决策。第三种办法大体是可行的，因为这样的档案服务机构已经出现。只要双方签订和履行保密、保管、利用等协议，短期内是可以解决的。当然，根据档案要“少而精”的原则，对诉讼档案要做好鉴选工作，或者分级管理，对一般性的、已到保管期限、不再有利用价值的档案，可在保留几个样本卷的基础上按规定进行销毁，以减轻室藏压力。或转换成数字档案并数字存储一批，以压缩体量。

要有效缓解涨库难题，笔者认为：国家要有兜底意识和举措。第一种办法是市级法院兜底，把达到一定年限、查阅率已很低的诉讼档案交由市级法院保管。这样，市级法院就要做大做强档案工作。第二种办法是由当地档案馆兜底，但目前，公、检、法等司法系统的档案工作相对独立，与当地档案局（馆）关系没有理顺，档案交接关系尚未建立。第三种办法是交由社会档案服务机构寄存，这是发展方向。

杭州市档案局于2015年12月出台了《关于加快我市档案服务业规范发展的若干意见》。《意见》提出的“工作目标”为：到2020年，打造形成适应我市经济社会发展的现代档案服务产业，做强做大一批业内领先的档案服务企业，实现基本档案服务充分保障，服务产业逐步壮大，市场秩序不断完善，人才素质整体增强，档案服务业在全市服务行业中的比重明显提升，初步形成专业化、信息化、现代化、产业化的档案服务体系。

二、扩编招人或购买服务

国防动员因战而生，因战而存，以战为本。国防动员向实战聚焦，是国防动员领域贯彻能打仗打胜仗要求的必然，也是国防动员理论创新发展的根本导向。推进国防动员理论创新发展，必须突出实战化这个根本导向，以想打仗、谋打仗、抓打仗、练打仗的实战化精神开展理论研究。按照仗在一起打、军事斗争准备在一起抓的原则，更加主动地了解军事斗争对国防动员的需求，更加缜密地思考作战系统与动员系统的衔接问题，更加认真地破解军队遂行任务中的动员保障难题，使国防动员理论研究向打赢信息化局部战争的目标聚焦，向创新具有中国特色的人民战争战略战术聚焦，向创新军民融合深度发展的运行机制和对策措施聚焦，实现国防动员理论研究现代化。

2012年6月1日，最高人民法院 、国家档案局联合颁布的《人民法院档案工作规定》第十一条规定：“各级人民法院应当根据本院档案工作的实际需要配备专职档案工作人员，高级人民法院不少于5人，中级人民法院不少于3人，基层人民法院不少于1人。同时可以根据保管档案的数量适当增配人员，增配人员的标准为，以保管档案1万卷设专职档案工作人员1人为基数，每超过2万卷增配1人。”如本法院已有档案30余万卷（以诉讼档案为主，还不包括文书、会计、特种载体档案等），而且仅诉讼档案每年增长1万卷以上，要及时做好这些档案的“收、管、用”工作以及建设数字档案室，目前的人员配备按此规定应当在16人左右，但实际上是做不到的。在当前中央提出精简机构、精减人员的新形势下，尽管档案部门是应当充实的部门，但扩编招人更加不现实了。那就采取购买服务的办法，使那些档案整理、数字化建设以项目招标形式开展服务外包。

从20世纪90年代起，随着我国社会主义市场经济的建设发展，政府职能转变，逐步涌现了文档管理的多元化需求。为了满足这种需求，一种提供文档管理的社会化有偿服务机构——档案中介机构应运而生。文献显示，沈阳、浙江、上海等地最早在1992年就出现了档案信息服务中心、档案事务所、档案咨询中心等档案中介机构。据不完全统计，截至20世纪90年代末，全国已有100多所档案中介机构。时至今日，我国档案中介机构的发展更加迅猛，仅杭州市已有60余家，不仅名目繁多，而且覆盖地域范围日渐扩大。档案中介机构提供的服务在我国被视为档案社会化服务的重要内容。笔者以为，档案中介机构提供的是一种商业性、社会化的专业服务，这是从社会分工的角度来区分的。这种商业性、社会化的专业服务机构并不是我国的首创，早在20世纪40年代末，美国就首先出现了类似机构。资料显示，1948年美国建立了第一家商业性文件中心。经过60余年的发展，商业性文件中心在国外成为提供商业性、社会化的文档管理和信息服务的服务型企业，并且发展成为一种成熟的行业。

第四条提出：引导、鼓励行政机关和企业、事业单位购买社会服务，对于档案整理、软件开发、数字化加工、寄存等政府履职所需辅助性和技术性服务等非基本公共服务项目，均可通过委托、承包、采购等方式交给社会力量承担。这里明确鼓励单位购买服务。

不管采用哪种方法，笔者认为最高人民法院要会同国家档案局做好顶层设计，做好法院诉讼档案分级管理和定期鉴定工作。

事实上，在不增加编制、人员、经费的新形势下，档案部门购买服务的方式是及时完成各项档案工作任务的现实途径。试想，增加1人，人头经费（工资）最少需要5万余元，而5万元可以做好一个规模不小的项目了。且不说招进一名工作人员，工作是否勤奋、有多少责任心和创新精神，这些因素都存在不确定性，因而也有风险。

4) 扫描枪扫描二维码确定发动机型号，若成功则继续，否则如果等待时间>5s无信号则报警提示扫描枪异常并结束程序；同时机器视觉系统图像采集并处理，若成功则继续，否则继续采集并处理，如果采集次数>5次则报警提示机器视觉系统异常并结束程序；

相信，《意见》的出台将为法院档案服务社会化提供政策依据，从而促进法院档案管理迈上新台阶。

三、转型升级与数字化存储

数字时代、大数据时代的来临是不可逆转的世界潮流，信息化建设对包括档案在内的各行各业的发展和人们的思想观念产生了强大和深远的影响，传统的管理和服务模式已不能适应新形势下档案工作的需要，以网络技术为核心的现代信息技术如何应用于档案馆（室）建设，实现传统模式向数字化转型，是摆在档案人面前的新课题。通过近三年努力，本法院已全部完成存量档案扫描、加工，形成诉讼档案数据6000GB，初步实现了传统管理模式向信息化管理的新转型。

但纸质档案与数字档案双套并存，只解决了利用便捷的问题，实体保存压力没有减负。长期以来，档案界对数字化存储的思考与探索从未停止，而且不断有创新案例出现。如2012年12月17日出台的《浙江省档案登记备份管理办法》，浙江省档案部门以立法的形式确立了电子档案登记备份制度，在全国是一个制度创新。这一规章为全面实现法院系统“档案信息数字化、档案存储海量化、档案管理系统化、档案利用信息化”的总目标提供了法制保障。

全省机构改革动员大会后，厅党组连续召开专题会议、党组会议、党组扩大会议、市局局长座谈会，深入学习习近平总书记关于深化党和国家机构改革的重要论述、关于生态文明建设和自然资源管理的重要论述，传达贯彻全省机构改革动员大会精神和省级机构改革人员转隶及部门“三定”工作培训班要求，全面动员部署，扎实有序推进，比较圆满地完成了机构改革阶段性任务。

新《会计档案管理办法》在会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面对电子会计档案均进行了相应规定，主要包括：一是将电子会计档案纳入了会计档案的范围，规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。二是规定满足一定条件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存。三是要求电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定；特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。这是一个可以参照遵循的新规章。而且，对法院诉讼档案数字化存储法规的制订极有启示意义。

以上三个问题其实贯穿了一个理念：减少行政成本。解决了档案室涨库问题，可以解决建库—涨库—再建库的不良循环，减少财政投入；购买服务可以精减人员，从养人转变为干事，减少工资等费用支出；档案信息数字化实现工作转型，数字化存储既可以舒缓涨库问题，也可以提高工作效率，长期看也减少了行政成本。因此，这三个问题解决得好，档案工作可以持续、健康发展，优化服务也可以做得更好。