1 出版社档案管理

1.1 书稿档案

书稿档案是指作者的图书原稿，及出版社的编辑、校对人员对原稿及诸次校样进行修改所形成的档案资料。书稿档案是图书从手稿到成品整个出版流程的第一手资料，是图书出版工作的全部记录，它不仅凝聚着作者长期积累的思想和辛勤笔耕的心血，也凝聚了编辑工作人员逐字逐句进行修改，使之以完美的面貌出现在读者面前的辛勤汗水。早在20世纪80年代初，中共中央宣传部就在转发的《出版社工作条例》中规定：“出版社要建立健全书稿档案制度。”国家档案局也曾规定，出版社书稿档案从整理、编目、装订、立卷到归档，要有专人负责，统筹管理[1]。书稿档案的作用体现在：①书稿档案是编辑整体工作的全部记录，可以为做好编辑工作提供依据；②书稿档案是考核编辑工作业绩的原始材料，如果图书出现质量问题，可以从书稿档案中寻找是在哪个环节出现的，为以后的编辑工作提供可借鉴之处；③书稿档案是鉴定作者知识产权的重要依据，无论是作者自己拥有版权被他人侵犯，抑或是侵犯他人版权，当出现版权纠纷时，都可以从书稿档案中找出答案和依据；④书稿档案不仅是一部图书诞生的见证，而且是一个出版社的出版历史的记录，甚至是研究整个出版史的重要材料。

(1)添加剂对初始熔化温度的降低有明显的影响，添加10%氧化硼、8%硼砂和10%碳酸钠分别将初始熔化温度降至400，590，691 ℃。

1.2 编务档案

编务档案是指书稿在印刷之前，从图书策划、组稿开始，在编辑环节运行时所产生的档案资料，包括图书策划报告、图书组稿计划、书稿审读报告(包括责任编辑一审、编辑室主任二审、总编辑三审)、书号申请单、图书在版编目(CIP数据)申请单、封面设计与版式设计说明、策划编辑或责任编辑提供的图书内容介绍和图书征订单，及图书的原始电子文档等。编务档案的作用有：①为图书的策划、组稿等提供原始依据；②对图书内容严格把关，保证了图书的内容质量；③记录了编辑的工作流程，为编辑工作量考核提供可资参考的依据。一般图书发行后的反馈信息档案，如读者来信、本社图书的书评信息等，也归入到编务档案中。

1.3 印务档案

印务档案是指一部书稿在定稿以后，到下印刷厂印制、装订、包装，最终形成成品图书这一系列过程中所产生的档案资料，包括书稿的电子文档、胶片(菲林)、终校样、成本核算单、图书印装单、委托印刷证明、封面色样等。印务档案的作用有：①为图书的成本核算提供了依据；②有助于图书在重印或再版时提供原始电子文档，提高重印或再版的效率，同时可降低重印或再版时的成本；③可保证图书印制质量，并在产生印制质量问题时提供厘清责任的依据；④为发行部门和财务部门提供图书的原始资料。

对馆藏资源的开发和利用是第三代图书馆服务平台的发展趋势，为此在第三代图书馆服务平台中将实现馆藏资源数字化到语义知识的提升，通过对各种形式馆藏资源的语义提取，实现对馆藏资源语义知识的获取与利用。通过建立时、地、人、事等基本知识库，支撑对馆藏资源的深度利用。

1.4 样书档案

CT检查腰椎间盘突出的确诊率为83.9%，MRI检查腰椎间盘突出的确诊率为95.2%，MRI诊断的确诊率高于CT诊断，对比具有统计学差异（P＜0.05）。见表1。

1.5 发行档案

图书印制包装完成以后，即开始进入发行阶段。发行档案是指图书从入库开始，经历征订、回收订单、结账、图书发出，以及参加图书订货会、全国书市、国际书展等一系列工作所产生的档案资料。发行档案包括图书入库单、图书出库单、图书订单、图书退货单、款项往来凭证、图书销售情况等。图书发行档案的作用有：①提供清晰的往来账信息，避免出现财务纠纷；②记录了图书的发行、销售情况，为出版社图书结构的调整和图书策划提供数据依据；③总结发行经验，为改进发行工作提供可资借鉴的依据。

1.6 财务档案

出版社的竞争，核心是选题竞争，但从根本上说，则是人才的竞争，因为选题毕竟是由编辑或出版社其他工作人员策划出来的。在出版社人事决策、人力资源开发中，人事档案无疑具有基础信息支持的意义。出版社对员工的尊重，对人才的重视，对人的创造潜能的激发，都一定程度体现在档案管理上，因此出版社人事档案的建立和管理根本上体现为一种以人为本的社会责任感。对于工作经历不同的员工，他们有着不同层次的价值追求。如对刚参加工作的毕业生或其他人员，实施科学的凭证管理和福利管理，对工作经历有所记录，对有关身份信息、就业和社会保障凭证等提供安全的保管，有助于提升他们心理上的归宿感、安全感和身份感，产生以出版社为家的基本心理基础。对于有一定工作经历和工作业绩的员工，则希望在出版社获得更多的机会，业绩受到出版社管理层的关注，同时有一部分员工希望在出版社的经历能成为他们职业生涯的经验积累和证明，成为他们日后发展的资质。对于有明显特长或做出特别贡献的知识型员工或管理层员工，则有着更高的价值追求。他们希望出版社能有良好的人文氛围，出版社能记录他们的贡献，并将这些业绩记入档案。需要注意的是，人事档案具有延续性、分散性和保密性的特点。员工信息是动态的、累加的，员工信息因涉及多个部门容易发生泄漏，有的涉及个人隐私，不注意保密有可能对相关者产生危害等等。所以出版社人事档案的建立和管理需要有良好的制度保障[2]。

1.7 人事档案

出版社财务档案的内容主要是会计凭证、会计账簿、会计报表。财务档案在出版社管理中的作用是多方面的，它是出版社财政预算的权威数据资料，是出版社经济决策的信息支撑，是出版社成本控制的重要依据，是出版社一切经济活动的过程控制和凭证呈现。

1.8 其他档案

其他档案指除以上档案之外的其他方面的档案，主要有：①文件档案，包括出版社制订或转发的国家政策法规，主管部门法规，出版社本身制订的规章制度等;②实物档案，包括出版社的获奖证书、奖杯、与出版社发展有关的照片、录像、宣传片等资料;等等。

出版社的全部工作最终都围绕着其最终产品——图书而服务的，每一本图书都凝聚着出版社全部工作人员，包括排版员、校对员、图书发行人员、财务人员等一系列部门工作人员的心血和汗水，都是大家通力合作的成果。图书又是一个出版社的活的历史，而将这些活的历史串连起来的就是出版社的样书档案。一个完整的样书档案记录着一个出版社的全部出版历史，它可以帮助我们分析在不同时期，不同历史背景下的出书情况、出书结构，总结经验，放眼未来。样书档案包括图书及图书记录、图书索引。样书档案存放一般按年代顺序存放，索引则分别应按年代、类别(按中国图书馆分类法分类)、拼音或笔画顺序等编排。一个样书档案室同时也是一部小型的图书馆，每一册图书都包含着丰富的知识内容，可供出版社工作人员借阅学习使用。

2 出版社档案信息化

2.1 出版社档案信息化的概念

目前，绝大多数出版社已经完成转企改制，成为出版企业，结合档案信息化的概念，我们认为，出版社档案信息化是指出版社在信息化过程中为适应现代企业档案管理，运用信息技术对出版社档案资源进行管理的工作方式和提升过程。出版社档案信息化是在国家信息化大背景及出版业及档案行业信息化小背景下进行的。出版社档案信息化应以促进、完善出版社信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。这既是出版社信息化的必然要求，也是全国档案信息化建设的组成部分，更是国家信息化总进程中的一个子进程。

2005年5月，国家档案局在《关于加强企业档案信息化建设的意见》中从企业档案信息化建设作用、目标与原则、规章制度、档案管理系统、电子文件归档与档案信息数据库的管理、规划和指导等6个方面共提出16条意见，对企业档案信息化建设给予指导。在信息化社会背景下，企业档案信息化是企业档案工作的战略方向，它是企业档案工作适应企业现代化管理，并将企业档案工作推向新高度的必然举措[2]。

2.2 出版社档案信息化层次性

出版社档案信息化是一个循序渐进的技术扩散过程，具有阶段性、层次性。由于信息技术不断发展，信息基础设施和经济、市场环境的不断变迁，出版社档案信息化目标也是动态变化的，它应该与其发展的阶段性、层次性相对应。在档案信息化研究领域，通常把档案信息化划分为3个阶段：①计算机辅助档案管理阶段。该阶段信息化的目的就是完成目录数据库建设，以实现传统档案的快速查询及统计。出版社档案管理人员可以把大量的资料在存进电脑，形成容量巨大的数据库。如建立书稿数据库，可以借鉴图书馆的方式对大量书稿档案进行管理。有了书稿数据库，可以进一步建立书稿检索目录和索引，便于工作人员和作者及时沟通稿件，短时间内实现对书稿的收发和整理。档案数据库不仅为书稿档案的管理提供了方便，对其他信息档案的整理也有很大的帮助。无论是文件档案、编务档案、财务档案，还是人事档案等，都可以建立起相应的数据库来方便它们的使用[3]。②基于档案局域网的管理阶段。该阶段信息化是以实现档案的快速查询、利用、统计为主要目的，依然是重利用不重档案本身的管理。③现阶段，由于大量电子文件产生并需要妥善管理，而传统档案管理方法又不适用于电子文件管理，这一事实要求现阶段的档案信息化目的不仅要满足快速查询、利用、统计要求，还要维护电子文件真实、完整、有效性，即达到档案利用和档案管理的双重目的。同时，在现阶段由于互联网技术普及，使档案利用形式、方法和要求发生了新变化。原来是档案利用者到档案馆(室)后，档案利用工作才正式开始，现在有了互联网，相当于24h都有档案利用者在档案馆(室)，利用工作无时无刻不在进行，这就对现阶段信息化目的有了新的要求。

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2.3 出版社档案信息化瓶颈

目前，虽然大部分出版社的企业信息化都做得不错，甚至已有多家出版社已经做到了产品信息化——推出了数字图书，但出版社内部的档案信息化进程却举步维艰，造成这种局面有多种制约因素，主要有：①领导不够重视。由于大多数出版社已经转企改制成为企业，这使得社长、总编更多地将目光转移到经济效益上来，他们往往只注重哪些图书畅销，哪些图书创造的经济效益高，而往往忽略一些基础性工作，有的社领导倡导精细管理，即主张降低成本，节约资源，规避风险，稳步发展，但殊不知精细管理必须基于数量和事实，基于点滴积累、细心维护和不断拓展，档案工作是要靠事前事后的全程关怀，靠一纸一卷的日积月累才能够完成的。领导对档案工作的不够重视，既有观念上的原因，也有习惯上的原因，当然也有客观上繁杂事务较多等方面的原因。②缺乏专业人才。一般情况下，大多数出版社都没有专业的档案人才，甚至有的出版社没有设专门的档案室，他们的档案工作往往是由其他部门的工作人员兼职，档案也没有统一的管理，各个部室均有存放。如书稿档案，有的存放于总编室，有的存放于编辑部，有的甚至在编辑的办公室存放。这种无序的档案状态往往会导致稿件丢失后无人负责或相互推诿的情况发生，而且很多书稿由于缺乏科学的管理，造成腐烂、发脆、受潮、虫蛀等不可挽救的损坏，有的甚至被当作废纸卖掉。③缺乏相应的规章制度。目前关于出版社的档案管理只有1985年中共中央宣传部转发的《出版社管理条例》中有所涉及，而且由于时代原因，尚无出版社档案管理信息化的规定。但由于目前大多数出版社已经转制为企业，出版社的档案管理完全可以参照《企业档案管理规范》等执行。四是设施、财力等方面因素的制约。如配备专门的档案人员要增加企业的开支，设立专门的档案室要配备专门的空间、设备、软件等。

2.4 推进出版社档案的信息化

一个出版社管理工作的成败，取决于能否作出有效的决策，而决策的正确则取决于信息的数量和质量。现代社会的特点是分工越来越细，对各种经济问题的影响因素也越来越多，越来越复杂，对情况的反映和做出决定越来越需要迅速及时。在这种情况下，我们对信息的需求量也就越来越大，而要取得高质量的信息，就需要有大量的数据，并对数据进行分析。信息是系统内外联系的纽带，如出版社的产供销等。出版业档案信息化管理系统是为了达到某种目的而对一群单元作出有规律的安排，使之成为一个相关联的整体，是一个由人和计算机等组成的能进行信息的收集、传递、加工、保存、维护和使用的系统。该系统应该具有以下的作用：①资源的合理分配和利用。例如物流统计库存，如果手工盘库既费时又费力，通过该系统，避免了一切繁琐程序。②为企业带来经济效益，当然这种效益不象卖书那么来的直接，但我们应该看到，如果有一个好的档案管理系统，它不仅可以给我们记录发货数据，还可以实时监督出版社的回款、库存及出版社人员的管理费用等，这些都为出版社结省了大量的工作，从而间接的产生了不可估量的经济效益。③可以考核员工，使他们明白自己努力的方向。

[参考文献]

[1] 张向红.书稿档案——图书出版的见证[J].黑龙江档案，1995,(5).

[2] 章兆刿.企业档案的价值与管理规范[M].上海：世界图书出版公司，2011.36～37,87.

[3] 邵丽鸥.信息时代出版行业的业务档案管理[J].兰台内外，2011,(4).