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基于目标管理的高校行政工作效能提高路径

更新时间:2009-03-28

目标管理(Management by Objective,简称“MBO”)是一种以目标激励为主,强调自我控制的现代管理制度[1],20世纪50年代中期出现于美国,在企业中被广泛应用,20世纪80年代进入中国后,不仅在企业中被广泛推广,还很快被引入医院、学校及政府机构中。高校目标管理是指高校管理者将学校发展规划和阶段总目标逐级分解到校内各二级单位和个人,二级单位则在获得适当资源配置和授权的前提下,自我调控,使个人目标、二级单位目标和学校总目标形成有机的目标链,从而对学校所有二级单位和个人进行管理的一种管理方式。目前国内虽然已实施和准备实施目标管理的高校数量众多,但真正收获良好实施效果的不在多数,在实施过程中仍存在着不少误区和障碍[2],特别是对于高校行政工作,由于职责定位模糊、目标制度不合理等原因,实施目标管理尤为困难。

1 提高高校行政工作效能的重要性

高校行政工作主要为高校教学、科研及各种日常事务提供保障服务,在高校中发挥着承上启下、协调左右的作用。高校行政工作繁杂且琐碎,虽然专业度要求相对较低,但劳动重复率高,劳动成就感低,若不采用科学的管理方法,很容易产生工作拖沓、职业倦怠、效能低下、互相推诿等现象[3]。《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010—2020年)》中强调,“创新管理体制机制,完善现代大学制度”,“改革高等学校内部管理体制,建立充满活力、富有效率、更加开放的体制机制”。可见,高校亟需建立起一支相对专业化和职业化的行政管理队伍,跟进发展的步伐,提高行政效能,促进学校各项工作的全面发展。其中,提高行政效能是首要任务。提高行政效能即是追求以较小的行政资源投入来实现最佳的行政工作目标,达到资源配置的最优状态。推进目标管理能使每个成员明确自己的工作目标,且对成员的评价和奖励更客观、更合理,能够更好地激励每位成员为完成组织目标而努力,以达到提高行政效能的目的[4]

2 目标管理理论概述

1954年,管理大师德鲁克在《管理实践》[1]中提出目标管理的概念,其基本思想是:企业的使命和任务必须转化为目标,企业目标分解转化为部门目标,部门目标分解为个人的目标,部门和个人有了明确的目标后,在适宜的约束激励机制下,部门和个人会朝着完成目标的方向努力,管理者根据部门和个人目标完成情况进行考核评估和奖惩,保证组织目标的实现。

德鲁克认为,目标管理是绩效管理推行的前提之一,以目标为导向、以人为中心、以成果为标准,从而使组织和个人取得最佳业绩。作为一种现代管理方法,目标管理有以下显著优点:①形成激励。当目标成为组织中每个成员未来可实现的结果且伴有相应报酬时,目标就成为组织成员的内在激励。②有效提高效率。目标管理不拘泥于完成的方式和手段,可以有效地提高组织管理的效率。③明确任务。目标管理下,组织中的每个成员都很明确组织和个人的目标及任务。④自我管理。在目标管理的实施过程中,组织中的每个成员都具有明确的目标,如何实现目标由成员自己决定,目标管理实际上也是成员自我管理的过程。⑤控制有效。在目标管理的过程中,管理者将会经常检查、对比目标,若发现偏差就及时纠正,保证整个实施过程可控。

3 目标管理在高校行政工作中运用的可行性和必要性

1)符合现代管理理论。与传统的管理方式相比,目标管理具有以下3个鲜明的特点:①以人为本。目标管理是一种参与式的、强调自我控制的管理制度,也是一种把个人需求与组织目标结合起来的管理制度。在这一制度下,组织成员在承诺目标和实施目标的过程中是自觉、自主和自治的。②建立起系统的目标体系。目标管理将组织的整体目标逐级分解,转换为各部门、各成员的分目标。在目标分解过程中,权、责、利三者已经明确,而且相互对称。这些目标方向一致,环环相扣,相互配合,形成协调统一的目标体系。③以工作成果为重。目标管理以制定目标为起点,以目标完成情况的考核为终结。工作成果是评定目标完成程度的标准,也是考核和奖评的依据。至于完成目标的具体过程、途径和方法,上级并不过多干预。所以,在目标管理制度下,监督的成分很少,而控制目标实现的能力却很强。

2)分清职责,落实到人。高校行政体系中设立的机构众多,人员众多,却常常出现谁也不承担责任或遇事推卸责任的情况。目标管理从目标设定阶段就让全部成员参与进来,强调人是管理的中心和动力,让每个成员都明确接受自己的目标和职责,并承担起相应的责任。学校的总目标分解为部门目标,部门目标分解成若干个人目标,每项目标都落实到人,权责分明[5-6]

3)奖惩分明,提高效率。目前,高校行政人员的绩效考核基本上还处于“大锅饭”阶段,不管工作做多做少,拿到手的薪酬都差不多,导致行政人员工作缺乏动力,工作积极性不够,只要差不多完成工作保证不出差错就行,不谈质量,不谈效率,更不谈工作方式的创新[7-8]。目标管理以目标完成情况作为考核依据,任务完成质量和工作效率都在考核范围之内,奖惩分明,能大大地提高工作效率。

2)工作效率低。高校行政工作较为烦琐,与企业相比,高校工作节奏相对较慢,工作内容重复度高,容易出现职业倦怠、相互推诿的情况,导致工作效率低下,这对工作人员的耐心、细心和责任心有一定的要求。传统管理模式下,组织成员对自己的岗位职责模糊不清,对组织目标漠不关心,每个人只关心自己手上的工作,完成就行,不出错即可,对质量和效率没有太高要求,较少考虑如何能做得更好。

4 高校行政工作中存在的问题

(4)支持多种教学模式。特别是在建立网络远程教育支持平台后,它可以支持在线学习方法,如同步网络学习,教师直播课程和预约应答服务。同时,该系统还提供各种服务功能,如在线交流,在线操作,教学管理,学习中心管理和信息查询,以实现优秀的教育资源共享。

1)目标不清晰。传统的高校行政人员考核方法制定时,多数是由领导直接定夺方案,组织成员参与率很低,导致部门目标与个人目标的一致度低,成员对部门目标的了解和思考不足。目标由上级下达给下级,难以调动成员的工作积极性。成员只是机械地完成工作任务,无责任意识,不会思考能否创新工作方式,能否提高工作效率和管理效果,不会站在全局的角度考虑部门、学校的发展,更不会将自身的职业发展与组织发展相结合[9]

当然,由于等离子射流温度足够高,且原始的NiAlW合金粉末具有较高的热导率和球形度,在喷涂过程中受热较均匀,熔融粉末颗粒高速撞击基体或已沉积涂层后变形充分,在凝固前可在基体及已沉积涂层表面迅速铺展并填充缝隙,且原始粉末粒径分布较宽,较细的熔融粉末更易于填充孔隙,故涂层整体仍较为致密。

死刑缓期二年执行是我国独创的一种刑罚制度,这一制度在限制死刑立即执行中起到了极为重要的作用。近年来,死刑缓期执行制度发挥的作用日益增强。2007年11月23日,时任最高人民法院院长的肖扬在全国法院司法改革工作会议上表示,当年判处死缓的人数第一次超过了判处死刑立即执行的人数。[1]对此,有学者表示担心,认为应当控制死缓的适用。[2]而笔者认为,在废除死刑的国际大趋势中以及我国保留死刑但严格限制适用死刑的死刑政策下,应当积极利用我国独有的死缓制度以到达减少死刑立即执行数量的目的。减少死刑立即执行最主要的方式就是提高死缓的适用率。

高潮和“诗的妾”就是这样,尽管知道彼此的手机号码,但两人从不直接通话,只是通过短信息和QQ交流。这或许是两人想保持更多的神秘感,以增强彼此吸引力的一种行为吧。

1)全员参与目标管理。在树立明确的目标管理意识之后,进入分解目标的阶段[12]。在这个过程中,要保证组织成员都参与决策。传统的管理模式下,上下级对目标的沟通不够,信息不对等,常常导致下级对组织目标不明确,或上下级对同一目标的理解不一致。所以,在设立目标的过程中要让组织成员参与讨论,交流沟通,协商一致后进行适当的调整,设立出能被全体成员接受且切实可行的目标。

白天还好过,都忙着生产自救,什么也来不及想。最让人揪心的是晚上,别说没有床铺,就是有也睡不着。一下子死了那么多人,叫这个这个不在,喊那个那个不应,太空了。不能闲下来,一闲下来想念就会乘虚而入。爹怀念娘,娘想爹;小孩怀念爹娘,爹娘想小孩……不知谁先哭起来,惹得庵棚里的人都哭开来,全村的哭声很快又连成一片。说哭声震天有点夸张,震地可是一点儿都不假。但杨湾没有一家办丧事的,没法办。也不是没棺材,没棺材可以去旁边的集市上去赊,或者弄张箔也行。问题是,去哪儿找尸体?尸体都被泥糊着脸,用水冲净才能辨认。多不说,天一晴就腐烂,味道冲鼻子。再说了,尸体往往都积在沟洼里,一叠叠了十几具,怎么找?

5 高校行政工作实施目标管理的路径

5.1 建立一套完整的目标体系

2)适度有效的授权。适度授权会提高成员的自主管理意愿,促进成员积极主动地去实现目标。但成员的管理权力不可越级,管理者要进行有效控制。授权也意味着责任分担,拥有一定的权力就要承担相应的责任。在目标实施过程中,一发现问题,第一时间找到责任人,及时纠偏,保证目标实现的进度和质量[13]

4)缺乏完善的考核激励机制。现在很多学校对教师已经在逐步实行绩效考核[10],而对于行政人员,系统有效的考核激励制度还在摸索中。目前常用的教师普评、领导论定的考核方法已显陈旧,且实际操作时考核结果常常只作为参考,组织成员工作做多做少考核结果都差不多,这就导致考核结果起不到激励作用,影响成员工作的积极性。

2)建立全面完整、具体明确的目标体系。各部门根据学校的发展目标来制定具体的部门总目标,根据各岗位的具体情况将部门总目标分解为系统的子目标,形成一个完整的目标体系,确保落实到每个岗位、每个人,确保职责对应、权责分明[11]。分解目标时可参照SMART(即Specific,Measurable,Attainable,Relevant,Time,简称“SMART”)原则:① 目标具体化(Specific)。目标必须明确精准,让每个人都明确知道自己要做什么,也要让考核人能清晰地看到目标完成情况。②目标可衡量(Measurable)。目标可以量化的尽可能量化,从目标的数量、质量、时间等多方面进行量化,且目标制定者和考核人要使用统一、标准的计量标尺。③目标可实现(Attainable)。设置目标时要结合实际,太高的目标起不到激励作用,要保证目标在努力可达到的范围内。④与本领域工作相关(Relevant)。目标的设定要有相关性,要与总目标相关、与其他子目标相关、与本岗位的工作职责相关,相关度低的目标即使达成了,意义也不是很大。⑤有时间限定(Time)。没有时间限制的目标无法考核,也无法起到提高工作效率的作用。在制定目标时就应根据目标的权重来拟定完成期限,以便成员在完成目标的过程中随时掌控进度,及时调整工作计划和方案,也便于领导检查目标的完成进度,及时进行指导。⑥考核方案合理明确。根据目标设定绩效考核方案,不同目标的考核侧重点不尽相同,考核方式可多样化。设定好的考核方案也需公开成文,让每个成员都了解和明确。

5.2 提高组织成员的参与度和参与效能

3)过程不可控。目前的管理方式一般是领导直接下达任务,对任务完成的预期结果,上下级双方一般不会事先达成共识。这种情况下,如果上下级对目标的理解不一致,可能会导致结果偏离预期。即便任务完成了,完成的效果也千差万别,且完成过程中,领导无法对比目标检查进度,查看完成情况。

1)做好实施目标管理之前的各项准备工作。这些工作具体包括:①制定文件,完善相关的目标管理和激励制度,为管理工作做好制度保障;②全员培训,学习目标管理的相关理论知识,建立目标管理的理念和意识,学习学校制定的相关文件,了解学校的奖惩激励制度;③定职定责,明确每个人的工作岗位和工作职责。必要时,可进行职责再造、流程再造和制度再造,构建与我国现代大学更相适应的内部治理制度。对工作制度、工作流程全面、明确的制定和对工作职责清晰、精准的界定是目标管理获得良好效果的保障。

目标管理在实施时一般可分以下4个步骤:①建立一套完整的目标体系;②明确责任;③组织实施;④检查和评价。传统的高校行政管理工作与目标管理各步骤对应比较起来,明显存在着以下几点问题:

3)设置目标期限。没有完成期限的目标是无效的。根据目标的轻重缓急设置相应的完成期限,将长期目标与短期目标相结合,既有利于成员增强紧迫感,避免拖沓,也有利于领导定期检查目标完成的进度,对于没有按时按量完成的部门和成员,予以督促,推进目标的顺利实施。

5.3 增强成员的服务意识和目标意识

1)增强成员的服务意识。在目标实施过程中,要正确定位、摆正心态。高校行政部门是服务部门,要为学校师生提供服务,为教学和科研做好保障。因此,高校行政人员应提高服务意识,以人为本,充分发挥高校行政部门应有的作用和效果。部门可以根据实际情况自行组织一些强化服务意识、提升专业技能方面的培训和讲座,以更好地达成既定目标。

2)增强成员的目标意识。在目标实施过程中需要定期检查。可在期初让每个成员自定一个完成任务时间表,根据时间表来检查,及时纠偏、查漏补缺;也可设置中期自查,让成员回顾不足之处,思考如何更好地改进工作方法,以保证目标准时、顺利完成。

3)实施“首问负责制”。“首问负责制”是一种广泛应用于行政服务单位中的人性化的服务责任制度,同样也适用于高校行政部门[14]。具体指高校师生或校外人员、机构到高校行政部门咨询或办理相关事务时,首位接待或受理的工作人员必须热情接待、认真解答、负责办理或移交相关工作人员,使之迅速、简捷地得到满意的服务。不能当场处理或不属于职责范围的事情,应该做到向对方说明原因,给予必要的解释。

5.4 建立合理有效的考核激励机制

1)定期检查和最终考核相结合的考核机制。平时定期检查,及时纠偏、查漏补缺;目标完成后成立考评小组进行最终考核。在考核过程中,要确保客观、公平,定性目标和定量目标分类考核,严格执行既定的绩效考核方案,保证考核工作全面、客观、有效。具体来说,最终考核可从工作能力、工作效率、工作成果和工作态度4方面进行。其中,工作能力和工作态度以定性指标为主,工作效率和工作成果以定量指标为主。不同的部门可按不同的侧重点设置考核方案,实施考核方案可采用领导评分为主,自评与同事互评为辅,三方面评分相结合的方式进行。

2)奖惩分明的激励机制。及时有效的绩效考评能增强目标管理的实施效果,将考评结果直接关联到奖惩、晋升、任用等方面,可充分发挥考评的激励作用。对于优秀成员及时进行奖励,奖励的形式可多样化,除了给予适当的物质奖励外,还可以提供参加培训和进修的机会、增加岗位轮换的机会等等,调动其工作积极性。对于考核未合格的成员进行适当的惩戒,比如公布考核成绩排名、领导谈话等等,督促其改进自己的工作方式。考核结束后,要求成员对考核结果进行反思,总结、交流经验和教训,在以后的工作中取长补短,不断改进自己的工作方法,进一步提高工作质量,完善目标管理体系。

·肺隐球菌感染:推荐使用氟康唑,400 mg/d口服或静脉滴注,疗程12个月,如抗病毒治疗后CD4+T淋巴细胞计数>100个/μL在治疗1年后停止氟康唑维持治疗。

6 结语

高校行政工作对于高校的健康运行和发展十分重要,对高校行政工作实施目标管理将有助于改进当前高校行政工作中存在的目标不清晰、工作效率低、过程不可控、奖惩不分明等问题,提高高校行政工作效能。高校在对行政工作实施目标管理时也要结合自身的实际情况,建立科学合理的目标体系和考核激励机制,充分调动成员的参与意识和目标意识。

参考文献:

[1] 彼得·德鲁克.管理的实践[M].北京:机械工业出版社,2009.

[2] 董泽芳,何青.高校目标管理面临的困惑与思考[J].高教发展与评估,2009,25(4):23-31.

[3] 董泽芳,何青,熊德明.关于75所高校目标管理实施现状的调查[J].高教发展与评估,2009,25(2):15-21.

[4] 董泽芳,岳奎.完善大学治理结构的思考与建议[J].高等教育研究,2012(1):44-50.

[5] 孙荣,陈莹.高校行政流程再造:内涵、路径与影响因素[J].高等教育研究,2012(9):30-35.

[6] 周兆农.论高校二级管理目标构建[J].中共宁波市委党校学报,2008,30(4):126-128.

[7] 朱泳轶,郑岚.高校行政人员管理机制创新研究[J].辽宁工业大学学报(社会科学版),2014(2):24-26.

[8] 纪勇.高校职员制改革的四个误区[J].扬州大学学报(高教研究版),2014(8):38-41.

[9] 于力.高校行政部门目标管理中的目标制定研究[J].呼伦贝尔学院学报,2013(10):30-32.

[10]姚笛.高校行政人员绩效管理体系构建[J].淮海工学院学报(社科科学版),2011(10):103-105.

[11]尹国华.高校院系办公室目标管理化的探讨[J].吉林省教育学院学报,2015(9):79-80.

[12]邹银凤,孟倩.完善高校教育职员制度的思考[J].中国高教研究,2011(6):31.

[13]刘占国.刍议高校行政管理中出现的问题以及解决方法[J].教育教学论坛,2013(3):16.

[14]陈洪林.高校办公室运用目标管理的策略研究[J].集美大学学报(哲学社会科学版),2013(12):44-45.

 
季纯
《江苏工程职业技术学院学报》2018年第01期文献

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