随着互联网技术以及计算机技术的飞速发展,我们已经进入了一个大数据新经济时代,并以服务、信息以及知识等为主要特征,传统的管理档案的方式已经难以适应现阶段经济发展的需求,因此以计算机和信息化为基础的档案管理的方式应运而生。目前很多行业的档案管理已经从传统的纸质化的管理模式转变为计算机化管理,但是仍然处于探索阶段,在这一探索的过程中会出现各种问题,而只有克服这些困难,才能真正的实现档案管理的计算机化,提高管理的效率与质量[1]。因此本文旨在对档案管理计算机化之中主要面临的若干问题进行思考。

1.3.1 关怀行为质量评价表［10］(caring behavior assessment) 问卷参考Jean Watson设计使用的问卷，Radwin运用此问卷已发表相关文章，有良好的信度和效度。评价表共有22个项目，每个项目分5个等级，分数从5到1分别代表总是、经常、有时、几乎没有、从来没有，请患儿和家属一起根据自己的感受选择相应的答案并打钩，对护生给予评价。

一、档案管理计算机化的相较于传统管理模式的优点分析

(一)减轻档案管理相关工作人员的负担,提高管理的效率

虽然档案管理这项工作本身没有太大的难度,但是档案管理的工作之中有很多重复的内容,并且工作基数大,内容较为繁琐,这就需要在同一项工作上浪费大量的时间,还需要十分仔细与耐心。计算机对于这类重复性的跟做却能很好的胜任,并且也不会出现错误。使用计算机管理档案大大节约了工作人员的时间,工作人员可以将多余的时间利用在其他更有价值的工作上[2]。

看到这，江帆愤怒地说：“你老公趁人之危，太狠了！”刘珊珊却说：“他平时就这性格，是你老婆太多情。她看病期间，你干吗去了？”江帆忆起，当时他担心妻子得了癌症，急坏了，可他忙于工程，吴霞几次去大医院检查，他都没有去。妻子在电话里告诉他检查结果时，他正忙，就对妻子说：“没事就好！我正忙着呢，回家聊。”一会儿吴霞给他发来条短信：“哼，你不宝贝我，有人宝贝我！”江帆以为妻子闹小性子，一笑置之。

要想到达城乡空间完全融合发展，不能只依靠相互帮助、相互联系的城乡空间结构，还要依靠城乡之间的经济融合发展。从某种程度上来讲，只有城乡经济实现了融合发展，才能够说是真正的城乡融合。受到“城市搞工业、乡村搞农业”思想的长期影响，乡村经济以农业为主，收益比较低。因此，要对传统农业进行改造，逐步达到城乡之间经济融合，从而实现城乡空间的真正融合。

(二)简化档案管理工作的程序步骤

在传统的纸质化的档案管理的模式中,首先要对档案进行分类与归档等基础性的工作,然后需要对档案存储的内容以及位置进行目录整理。虽然目录记录工作做的很详细,但是档案数量过多,在需要对档案进行查询或者使用时,需要耗费很长的时间[3]。而使用计算机对档案进行管理,可以批量的对档案进行分类以及归档,并可以自动生成目录,并且在提取时只需要输入关键字就可以轻易的找到所需要的档案。使用计算机对档案进行管理时,最重要的一步就是档案的录入,只需要正确的录入有关信息计算机就可以利用既先编好的程序对档案进行批量处理,不仅可以达到一劳永逸的效果,更使得档案管理更加高效和有序[4]。

(三)使得档案资料有效整合和共享

目前来看,档案管理在我国的大多数企事业之中并没有得到应有的重视,这也就导致领导层很少会引入专业的档案管理人才,很多都是从别的部门或者其他技术专业的人员调过来,并且部分员工的年龄也较大,对于档案管理的计算机化并不是很了解,处于一种不知在做的状态。

二、现阶段在档案管理计算机化方面所面临的问题分析

(一)相关决策人员对于档案管理的计算机化认识不够深入

企业的一切活动的根本出发点是盈利,档案管理的计算机化需要投入较多的成本来引入软件和硬件,但是在短期内收益较少,所以领导层往往不会投入大量的成本。档案管理计算机化过程却是以软硬件为保障,缺少了这些便很难推行。

(二)相关工作人员的专业素养不够

共享是档案管理的一大目的,传统的纸质化的档案管理在共享档案时往往不够灵活,或者会出现遗失、破损等现象,但是使用计算机对档案进行管理,存储在计算机内的档案可以在局域网内部随时随地的进行共享,提高了办事的效率,省去的大量的麻烦。并且与传统的纸质化相比,计算机存储的档案保留的时间很长,也不会出现老化、损坏等现象,更适合存储一些珍贵并且有意义的档案[5]。

(三)投入资金不足,软硬件系统较为落后

部分人认为档案管理的计算机化仅仅是使用计算机对档案进行管理,然而这种观点过于片面。档案管理的计算机化是一种新型的档案管理的理念,并不仅仅是单纯使用计算机存储档案,儿还是要建立一个完善的管理档案的系统,合理的使用该系统对档案进行处理、存储、使用以及共享等。

(四)安全问题

虽然网络技术和计算机技术日益发展,但是网络安全问题却越来越突出,在使用计算进行档案管理过程中如果没有做好足够的安全措施,很容易会出现安全问题,导致档案的泄露。除此之外,电子档案的一个特点在于易修改性,所以应当保障档案资料不被轻易修改[6]。

三、档案管理计算机化之中的问题改善方案

(一)加强管理层对于推进档案管理计算机化的重视

在推进档案管理计算机化时管理应当转变管理的理念,充分认识计算机化的重要性以及必要性,不仅仅停留在浅层的使用计算机管理档案,而是要加快完整的档案管理的计算机系统的建设。除此之外,健全相应的管理制度也很重要,规范每一项档案管理工作的流程,也有利于保障档案的安全性。

(二)增加成本的投入

在成本投入方面,医院在这方面做得较好,国家已经明确规定医院的总收入5%以上必须用于推进信息化建设。所以,其他单位也应当增加成本的投入来引入相应的软硬件完善档案管理计算机化的建设。虽然这一投入的短期收益较小,但是将眼光放长远,对于单位的健康发展有着积极地影响。

(三)提高档案管理队伍的整体素质

一方面需要引进高素质的专业的信息化档案管理的人才,另一方面,还应当加强对于工作人员的档案管理技能以及职业素养的培养,提高实践技能并端正工作的态度,不断提高档案管理工作的质量。

参考文献：

[1]丁林辉.基于档案信息化过程中若干问题的理性思考[J].办公室业务,2014(11):58-58.

[2]李晓琴.档案信息自动化系统管理若干问题的思考[J].管理学家,2013(16).

[3]王兵.基于档案信息自动化系统管理若干问题的思考[J].科学技术创新,2013,40(22):151-151.

[4]赵志杰.对档案信息化管理中遇到的若干问题的探讨[J].网友世界,2014(15):159-159.

[5]叶蔚.浅谈对档案管理系统软件在实际应用中的困惑与思考[J].数字化用户,2013(17).

[6]许惠玮.基于档案管理原理在档案管理现代化中应用的几点思考[J].黑龙江档案,2014(04).